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Dicas para manter o cadastro de materiais saneado

Já identificou a necessidade da realização do PDM – Padrão de descrição de materiais em sua empresa?

Avaliando o impacto do projeto, identificou que o processo de saneamento de cadastro de materiais envolve grandes esforços de vários departamentos, além de uma verba na qual seu departamento muitas vezes não possui?

Se sua empresa ainda não está pronta para a governança de cadastro de materiais, comece a implementar algumas pequenas dicas:

Mapeie os processos da solicitação ao cadastro de materiais

Mapeie o processo de compra, desde o solicitante, passando pela central de cadastro, departamento fiscal, até a recepção do material adquirido. Isso permitirá identificar gargalos, compreender as necessidades de cada pessoa envolvida e definir responsabilidades.

Crie um manual com padrões para a catalogação de materiais

Defina o padrão de descrição de materiais e serviços. Se não sabe por onde começar, identifique os itens mais pedidos, bem como aqueles que geram uma maior dificuldade de compreensão (consequentemente, gerando equívocos) entre os diferentes envolvidos. Crie regras simples e claras e às comunique.

Crie um dicionário de termos

Cada empresa possui particularidades e define critérios para o cadastramento dos materiais. Esses critérios devem ser registrados para que a informação não seja esquecida com o tempo ou com a troca de funcionários.

Crie um formulário de requisição

Crie um formulário modelo da requisição. Ele pode ser feito em um arquivo excel, via formulário web (uma boa ferramenta é o Google Forms - https://www.google.com/forms/about/). A utilização de meios eletrônicos para o registro das requisições é fundamental para o aproveitamento posterior desses dados.

Evite criar materiais vinculados à marca, exceto que sejam imprescindíveis

Ao cadastrar o material no seu ERP, somente coloque a marca se a informação for imprescindível (exemplo: caso você revenda o produto e os clientes definam a compra pela marca). Se não for imprescindível, essa informação pode atrapalhar em processos de levantamento de preços no mercado fornecedor.

Procure manter um histórico de dados complementares aos itens cadastrados

Muitos ERPs permitem a inserção de informações complementares em campos extras, como “Narrativa”, “Observações”, “Histórico” etc. Sempre que possível, faça o enriquecimento da base de dados com informações que possam ser utilizadas no processo de saneamento.

Com essas dicas, sua empresa dará os primeiros passos para a governança cadastral, sendo possível identificar os ganhos imediatos com a central de cadastro e gerando os argumentos necessários para convencer os diretores sobre a necessidade do investimento, além de motivar as pessoas envolvidas no processo, pois verão na prática que o esforço inicial torna o trabalho muito mais eficaz e prazeroso.

Artigo escrito por: Caio V Osman

Pós graduado em Análise de dados com BI e Bigdata; Mais de 15 anos de experiência em Tecnologia da Informação; Membro do DAMA Brasil (Data Management Association International).