Como Fazer o Saneamento do Cadastro de Materiais na Sua Empresa?

👉 Um Guia Completo para Melhorar a Gestão e Padronização do Seu Cadastro

Introdução

A gestão eficiente de materiais e serviços é um dos pilares para a redução de custos, otimização de processos e conformidade fiscal nas empresas. No entanto, sem um cadastro bem estruturado, as operações podem se tornar um verdadeiro caos, gerando duplicidades, inconsistências e falhas que afetam a tomada de decisão e a eficiência operacional.

O saneamento do cadastro de materiais e serviços é uma prática essencial para garantir que os dados armazenados sejam precisos, atualizados e padronizados. Quando bem implementado, esse processo reduz erros, melhora a comunicação entre setores e evita prejuízos financeiros decorrentes de classificações fiscais incorretas.

Neste artigo, vamos explorar o passo a passo definitivo para realizar o saneamento cadastral de materiais e serviços, destacando as melhores práticas para padronização e governança dos dados.

📌 Por Que o Saneamento Cadastral é Essencial?

Antes de entrarmos no passo a passo, é importante entender por que sua empresa precisa desse processo.

❌ Sem saneamento adequado:

• Compras erradas ou duplicadas devido a descrições imprecisas.
• Dificuldade em localizar materiais no sistema.
• Classificação fiscal (NCM, CEST) incorreta, resultando em riscos tributários.
• Estoques desorganizados, dificultando o planejamento de compras e logística.

✅ Com saneamento adequado:

• Materiais cadastrados com descrições padronizadas e unificadas.
• Melhor integração entre setores, garantindo que todos usem o mesmo padrão.
• Redução de erros e desperdícios, otimizando o controle de estoque.
• Maior precisão fiscal, reduzindo o risco de autuações por órgãos reguladores.

O saneamento não é um processo isolado. Ele deve ser realizado periodicamente para garantir a confiabilidade do cadastro e a governança de dados.

🛠 Passo a Passo para o Saneamento do Cadastro de Materiais

Agora que já sabemos a importância do saneamento, vamos ao que interessa: como colocar isso em prática?

1️⃣ Mapeamento da Base de Dados

Antes de qualquer alteração, o primeiro passo é compreender o estado atual do seu cadastro. Faça uma análise detalhada da base de dados e identifique os principais problemas.

📌 O que analisar?

• ✅ Quantidade de itens cadastrados.
• ✅ Existência de descrições duplicadas ou confusas.
• ✅ Falta de padronização nos nomes e classificações.
• ✅ Erros na categorização fiscal (NCM, CEST, CFOP).

💡 Dica: Utilize ferramentas de BI (Business Intelligence) ou extraia relatórios detalhados do ERP para visualizar os padrões de inconsistência.

2️⃣ Definição das Regras de Padronização

A padronização do cadastro de materiais e serviços é o pilar do saneamento. Para isso, sua empresa deve definir um modelo único de descrição e categorização dos materiais.

📌 O que padronizar?

• ✅ Regras para nomenclatura (exemplo: Nome + Especificação + Medida).
• ✅ Atributos obrigatórios (marca, unidade de medida, código interno).
• ✅ Hierarquia de classificação dos materiais.
• ✅ Estrutura de descrição seguindo o PDM (Padronização Descritiva de Materiais).

💡 Exemplo de Padronização Correta:

❌ Ruim: Parafuso cabeça chata 3x10mm aço carbono zincado

✅ Bom: Parafuso Sextavado 3x10mm Zincado

Motivo: O nome está mais direto, organizado e com informações essenciais para evitar confusão no cadastro.

3️⃣ Identificação e Eliminação de Duplicidades

Um dos maiores problemas em bases de dados é a duplicidade de cadastros. Quando um mesmo material é registrado de formas diferentes, a empresa pode acabar comprando mais do que precisa, além de dificultar o controle do estoque.

📌 Como encontrar duplicidades?

• ✅ Filtrar cadastros por código e nome.
• ✅ Usar algoritmos de similaridade para detectar descrições parecidas.
• ✅ Comparar registros com base em atributos como código de barras e NCM.

💡 Dica: O uso de ferramentas de automação e IA pode acelerar esse processo, identificando duplicidades de forma precisa.

4️⃣ Correção e Atualização dos Dados

Após a identificação dos erros, é hora de corrigir e atualizar as informações.

📌 Ações recomendadas:

• ✅ Excluir ou mesclar registros duplicados.
• ✅ Revisar e corrigir descrições conforme o Manual de PDM.
• ✅ Atualizar as classificações fiscais conforme a legislação vigente.

💡 Dica: Garanta que as alterações sejam feitas por uma equipe especializada em governança de dados, evitando novos erros no cadastro.

5️⃣ Implementação de Processos Contínuos de Governança

O saneamento não pode ser um evento único, mas sim um processo contínuo dentro da empresa.

📌 Boas práticas para manter a qualidade do cadastro:

• ✅ Criar um Manual de PDM para documentar as regras de cadastro.
• ✅ Estabelecer um fluxo de aprovação para novos cadastros.
• ✅ Realizar auditorias periódicas para evitar novas inconsistências.

💡 Indicadores de Qualidade Cadastral:

• ✔ % de duplicidades eliminadas.
• ✔ Tempo médio de atualização do cadastro.
• ✔ Conformidade dos itens com a padronização definida.

Com um monitoramento contínuo, sua empresa poderá garantir a integridade do cadastro a longo prazo.

📌 Conclusão: O Saneamento Como Diferencial Estratégico

O saneamento do cadastro de materiais e serviços não é apenas uma exigência operacional, mas uma vantagem competitiva. Empresas que possuem um banco de dados estruturado e atualizado reduzem custos, otimizam processos e garantem conformidade tributária.

A padronização descritiva de materiais - PDM é o segredo para ter um cadastro organizado e confiável. Seguindo este guia, sua empresa poderá implementar um saneamento eficiente e manter uma governança de dados sólida e eficaz.

🚀 Agora é a sua vez! Sua empresa já realizou um saneamento cadastral? Se ainda não, este é o momento certo para começar!

📩 Como Podemos Ajudar?

Se sua empresa precisa de suporte para padronizar e otimizar o cadastro de materiais, entre em contato com nossos especialistas. Podemos ajudar a implementar as melhores práticas de saneamento cadastral para garantir que seus dados sejam um ativo estratégico para o crescimento do seu negócio.

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