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O PDM gera mesmo economia?

Quando o funcionƔrio de sua empresa solicita um material, ele recebe o que realmente estƔ precisando? O departamento de compras compreende de fato as necessidades da empresa? Tem as informaƧƵes adequadas para procurar no mercado o produto com melhor custo/benefƭcio?

Antigamente, em tempos de alta inflaĆ§Ć£o, a preocupaĆ§Ć£o das empresas era em garantir o mĆ”ximo estoque e a produĆ§Ć£o em movimento. PorĆ©m, os tempos mudaram e em um mercado cada vez mais competitivo, a logĆ­stica de compras e administraĆ§Ć£o de materiais mudou radicalmente e uma compra mal feita pode jogar pelo ralo a lucratividade da empresa.

Normalmente o funcionĆ”rio que necessita de algum material efetua a sua solicitaĆ§Ć£o com a descriĆ§Ć£o que conhece, estĆ” acostumado ou acha ser suficiente para a identificaĆ§Ć£o do mesmo. O comprador, que normalmente nĆ£o Ć© um especialista em materiais, realiza a cotaĆ§Ć£o com alguns fornecedores, negocia e fecha a compra dentro do que foi descrito pelo solicitante.

O pedido chega na empresa, o almoxarifado compara ele com a descriĆ§Ć£o cadastral, libera a NF e dĆ” entrada no estoque. Em alguns dias, o solicitante tem o material em mĆ£os e, muitas vezes, descobre que Ć© diferente do solicitado (geralmente em funĆ§Ć£o de detalhes).

HĆ” um caso que acompanhamos, muito interessante (e dramĆ”tico), que pode ilustrar bem essa situaĆ§Ć£o: o funcionĆ”rio responsĆ”vel por liberar as solicitaƧƵes viajou de fĆ©rias e foi substituĆ­do por outro menos experiente. Solicitaram um material especĆ­fico para a fabricaĆ§Ć£o de um produto. Na descriĆ§Ć£o existente no sistema, o material possuĆ­a 2 tipos diferentes (metal/plĆ”stico). O comprador procurou a opĆ§Ć£o mais econĆ“mica no mercado e fez a encomenda em outro paĆ­s. O funcionĆ”rio responsĆ”vel voltou de fĆ©rias e foi conferir as maiores transaƧƵes e identificou que aquele material era para um produto que necessitava da peƧa em metal, nĆ£o em plĆ”stico. Tentou cancelar o pedido, porĆ©m o material jĆ” estava pronto para embarcar. Conseguiram apenas diminuir o frete, porĆ©m amargaram o prejuĆ­zo de R$ 90.000, alĆ©m do espaƧo ocupado no estoque e o atraso na produĆ§Ć£o.

Os problemas de comunicaĆ§Ć£o e de processos manuais, muitas vezes suscetĆ­vel a falhas humanas, escondem graves perigos. Muitas vezes os funcionĆ”rios envolvidos entendem uma solicitaĆ§Ć£o de formas diferentes, mas acham que estĆ£o alinhados.

Para resolver esta problemĆ”tica Ć© necessĆ”ria a adoĆ§Ć£o do PDM (PadrĆ£o de descriĆ§Ć£o do material), onde cada material contĆ©m os atributos necessĆ”rios para a correta identificaĆ§Ć£o do mesmo. Adotando-se o PDM, obtĆ©m um cadastro de materiais confiĆ”vel, alinhando a solicitaĆ§Ć£o com o estoque existente. Nesse processo, comeƧam a identificar no estoque vĆ”rias duplicidades e atĆ© triplicidades existentes, que foram cadastradas com descriƧƵes prĆ³ximas, ou atĆ© similares, mas em categorias diferentes. Corrigindo-se o processo, comeƧam a ter uma base confiĆ”vel, pois ao realizar uma nova compra, o responsĆ”vel consulta no sistema as compras anteriores com o mesmo cĆ³digo e obtĆ©m informaƧƵes corretas de preƧo, prazo de entrega, condiƧƵes de pagamento, observaƧƵes sobre o mesmo item, etc. Anteriormente, ao fazer a consulta, nĆ£o havia confianƧa na informaĆ§Ć£o, pois poderia comparar a compra atual de uma ā€œlĆ¢mpada de ledā€ com uma ā€œlĆ¢mpada de led bulbo 9w 6500kā€ ou ā€œlĆ¢mpada de led bulbo 5w 3000kā€, enquanto na verdade a compra Ć© de uma ā€œlĆ¢mpada de led tubular 20w 6500kā€.

Ɖ fundamental preparar o cadastro de materiais com as informaƧƵes necessĆ”rias para atender a operaĆ§Ć£o de forma eficaz. Avalie o seu cadastro de materiais e veja o quanto ele pode melhorar e gerar economias com a implementaĆ§Ć£o do PDM. Conte conosco nesse processo.

Artigo escrito por: Caio V Osman

PĆ³s graduado em AnĆ”lise de dados com BI e Bigdata; Mais de 15 anos de experiĆŖncia em Tecnologia da InformaĆ§Ć£o; Membro do DAMA Brasil (Data Management Association International).